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关于印发学院公文处理实施细则

作者:党政办公室管理员发布时间:2017-06-05浏览次数:411

 

关于印发《青海高等职业技术学院

公文处理实施细则

院属各单位:

为了进一步规范我院公文处理程序,提高各单位公文处理质量,根据《中共中央办公厅 国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》(中办发〔2012〕14号)和《关于印发<青海省党政机关公文格式(试行)>的通知》(青办函〔2013〕51号)的规定和要求,结合近年来我院公文处理工作的实际情况,制订了《青海高等职业技术学院公文处理实施细则》。现将实施细则印发给你们,请结合实际工作,认真遵照执行。

 

青海高等职业技术学院  

                一六年五月四   

 

 

青海高等职业技术学院公文处理实施细则

 

第一章 总

第一条  为使我院的公文处理工作科学化、制度化、规范化,提高公文质量和办文效率,根据《中共中央办公厅国务院办公厅关于印发〈党政机关公文处理工作条例〉的通知》(中办发〔2012〕14号)、《教育部公文处理规定》等有关公文处理文件的精神,结合我院实际,制定本细则。

第二条  公文是学在党政管理工作中形成和使用的具有特定效力和规范体式的公务文书,是传达贯彻党和国家的方针、政策,公布学校规章,施行党政措施,请示和答复问题,指导、布置和商洽工作,报告、通报情况,交流经验的重要工具。

第三条  公文处理工作是指公文拟制、办理、管理等一系列相互关联、衔接有序的工作,应当坚持实事求是、准确规范、精简高效、安全保密的原则。

第四条  全院各单位应当高度重视公文处理工作,加强组织领导,强化队伍建设,指定专人负责公文处理工作。

第五条  院办公室是我院公文处理的管理机构,并对各单位的公文处理工作进行业务指导和督促检查。

第二章  公文种类

第六条  我院常用的公文种类主要有

(一)决议。适用于会议讨论通过的重大决策事项。

(二)决定。适用于对重要事项作出决策和部署、奖惩有关单位和人员、变更或者撤销下级单位不适当的决定事项。

(三)通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。

(四)意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。

(五)通知。适用于发布、传达要求下级单位执行和有关单位周知或者执行的事项,批转、转发公文。

(六)通报。适用于表彰先进、批评错误、传达重要精神和告知重要情况。

(七)简报。适用于汇报工作,反映问题、沟通情况、指导工作,交流经验、传递信息的一种简短的有一定新闻性质的文书材料。

(八)报告。适用于向上级机关汇报工作、反映情况,回复上级机关的询问。

(九)请示。适用于向上级机关请求指示、批准。

(十)批复。适用于答复下级单位请示事项。

(十一)函。适用于不相隶属机关之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。

(十二)纪要。适用于记载会议主要情况和议定事项。

第三章  公文格式

第七条  公文一般由份号、密级和保密期限、紧急程度、发文机关标志、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、发文机关署名、成文日期、印章、附注、附件、抄送机关、印发机关和印发日期、页码等组成。

(一)份号。公文印制份数的顺序号。如需标注份号,一般用3-6位3号阿拉伯数字,顶格编排在版心左上角第一行。涉密公文应当标注份号。

(二)密级和保密期限。公文的秘密等级和保密的期限。如需标注密级和保密期限,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角第二行。涉密公文应当根据涉密程度分别标注“绝密”“机密”“秘密”和保密期限,保密期限中的数字用阿拉伯数字标注,中间用实心★隔开,例如“机密★1年”。发文的密级由学校保密委员会负责审定。

(三)紧急程度。公文送达和办理的时限要求。如需标注紧急程度,根据紧急程度,应当分别标注“特急”“加急”,一般用3号黑体字,顶格编排在版心左上角。如需同时标注份号、密级和保密期限、紧急程度,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。

(四)发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成,也可以使用发文机关全称或者规范化简称。联合行文时,发文机关标志可以并用联合发文机关名称,也可以单独用主办机关名称。如需同时标注联署发文机关名称,一般应当将主办机关名称排列在前;如有“文件”二字,应当置于发文机关名称右侧,以联署发文机关名称为准上下居中排布。

发文机关标志居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用小标宋体字,颜色为红色,以醒目、美观、庄重为原则。

我院公文版头的主要形式及适应范围为:

1.“中共青海高等职业技术学院委员会文件”和“青海高等职业技术学院文件”版头用于向上级机关报告、请示工作,颁布学院重要规章,公布学期或学年工作计划以及机构设置,印发学院决定以及以学校名义下发的综合性通知,干部任免、院级表彰奖励和惩处,批复院内各单位的重要请示、报告、意见等;向不相隶属的政府业务归口管理部门询问、商榷、答复、请求批准有关事项;向院外不相隶属的单位询问、商榷或答复有关具体事项等。

院办公室可根据授权,传达党委和行政的决定,转发上级机关的文件,印发上级领导和学院领导重要讲话,印发学院领导的工作分工,启用或废止院属职能机构和单位的印章,就全院带有综合性的工作作出安排和布置,发布有关事项等,印发全院性会议通知和工作安排,全院性节假日安排,临时性的工作调整,以办公室名义出具的说明函件等。

2.“中共青海高等职业技术学院纪律检查委员会文件”、“青海高等职业技术学院工会文件”、“共青团青海高等职业技术学院委员会文件”版头适用于以纪委、工会、团委名义印发的文件。

3.“青海高等职业技术学院会议纪要”版头适用于发布学院各类会议的纪要。

(五)发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。联合行文时,使用主办机关的发文字号。编排在发文机关标志下空二行位置,居中排布。年份、发文顺序号用阿拉伯数字标注;年份应标全称,用六角括号“〔〕”括入;发文顺序号不加“第”字,不编虚位(即1不编为01),在阿拉伯数字后加“号”字。上行文的发文字号居左空一字编排,与最后一个签发人姓名处在同一行。

1.以院党委、行政名义的发文,分别用如下发文字号:

党委公文:上行文,用“青高职党字”;下行文,用“院党字”。一般情况下,只有院党委重要的奖惩、重要的规章制度和重要的、全局性工作的发文,才使用“院党字”编号。

行政公文:上行文,用“青高职字”;下行文,用“院字”。一般情况下,只有学院重要的奖惩、重要的规章制度和重要的、全局性工作的发文,才使用“院字”编号。

级常设机构公文:院综治字、院保密字、院维稳字。其他如“院学工字”、“院关工字”等字号应统一编入相应的部门字号中,不宜单独编号。

2.党政机关各项工作及系(部)的发文,其编号作如下规定

(1)党群工作公文:

性发文字号:院党办字、院纪检字、院党组字、院党宣字、院党统字、院工字、院团字。

部门内部发文字号:党办字、纪检字、党组字、党宣字、党统字、机关党字、工字、团字。

(2)行政工作公文:

性发文字号:院办字、院监字、院人字、院学字、院研字、院教字、院科字、院社字、院后字、院财字、院发字、院保字、院招字、院培字、院图字、院实设字、院后字。

部门内部发文字号:办字、监字、人字、学字、教字、科字、后字、财字、保字、招字、培字、图字、实设字、后服字等。

系(部)发文字号:机工字、管理字、教育字、电工字、食工字、教字、旅游字等。

(六)签发人。上行文应当标注签发人姓名。由“签发人”三号字加全角冒号和签发人姓名组成,居右空一字,编排在发文机关标志下空二行位置。“签发人”三字用3号仿宋体字,签发人姓名用3号楷体字。如有多个签发人,签发人姓名按照发文机关的排列顺序从左到右、自上而下依次均匀编排,一般每行排两个姓名,回行时与上一行第一个签发人姓名对齐。

(七)版头中的分隔线。发文字号之下4mm处居中印一条宽为156mm,高位0.5mm—1mm的红色分隔线,分隔线中间也可用红色实心★分开。

(八)标题。由发文机关名称、事由和文种组成。一般用2号小标宋体字,编排于红色分隔线下空二行位置,分一行或多行居中编排。多行标题排列应当使用梯形或菱形,不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏型。回行时,要做到词意完整,排列对称,长短适宜,间距恰当,标题中除法规、规章名称加书名号外,一般不用标点符号。

(九)主送机关。公文的主要受理机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。一般用3号仿宋体字编排于标题下空一行位置,居左顶格,回行时仍顶格,最后一个机关名称后标全角冒号。如主送机关名称过多导致公文首页不能显示正文时,应当将主送机关名称移至版记。

(十)正文。公文的主体,用来表述公文的内容。公文首页必须显示正文。一般用3号仿宋体字,编排于主送机关名称下一行,每个自然段左空二字,回行顶格。文中结构层次序数依次可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”标注;一般第一层用黑体字、第二层用楷体字、第三层仿宋字体加粗、第四层用仿宋体字标注。

(十一)附件说明。公文附件的顺序号和名称。如有附件,一般用3号仿宋体字在正文下空一行左空二字编排“附件”二字,后标全角冒号和附件名称。如有多个附件,使用阿拉伯数字标注附件顺序号(如“附件:1.XXXXX”)。附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时,应当与上一行附件名称的首字对齐。

(十二)发文机关署名。署发文机关全称或者规范化简称。

(十三)成文日期。署会议通过或者发文机关负责人签发的日期。联合行文时,署最后签发机关负责人签发的日期。用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位。(即1不编为01)

公文最后一页不得只出现成文日期和印章,也不得标识“此页无正文”,应通过调整行距加以解决。

(十四)印章。公文中有发文机关署名的,应当加盖发文机关印章,并与署名机关相符。印章盖在发文单位署名及发文日期上,要求上不压正文,下压日期。

1.加盖印章的公文。上行文一定要加盖印章。成文日期一般右空四字编排,印章用红色,不得出现空白印章。单一机关行文时,一般在成文日期之上、以成文日期为准居中编排发文机关署名,印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,使发文机关署名和成文日期居印章中心偏下位置,印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。联合行文时,一般将各发文机关署名按照发文机关顺序整齐排列在相应位置,并将印章一一对应、端正、居中下压发文机关署名,最后一个印章端正、居中下压发文机关署名和成文日期,印章之间排列整齐、互不相交或相切,每排印章两端不得超出版心,首排印章顶端应当上距正文(或附件说明)一行之内。

2.不加盖印章的公文。单一机关行文时,在正文(或附件说明)下空一行右空二字编排发文机关署名,在发文机关署名下一行编排成文日期,首字比发文机关署名首字右移二字,如成文日期长于发文机关署名,应当使成文日期右空二字编排,并相应增加发文机关署名右空字数。联合行文时,应当先编排主办机关署名,其余发文机关署名依次向下编排。

当公文排版后所剩空白处不能容下印章、成文日期时,可以采取调整行距、字距的措施解决。

(十五)附注。公文印发传达范围等需要说明的事项。如有附注,居左空二字加圆括号编排在成文日期下一行。上行文可附注联系人和联系方式,下行文可附注发布层次、印发传达范围等。

(十六)附件。公文正文的说明、补充或者参考资料。附件应当另面编排,并在版记之前,与公文正文一起装订。“附件”二字及附件顺序号用3号黑体字顶格编排在版心左上角第一行,附件标题居中编排在版心第三行,附件顺序号和附件标题应当与附件说明的表述一致。附件格式要求同正文。如附件与正文不能一起装订,应当在附件左上角第一行顶格编排公文的发文字号并在其后标注“附件”二字及附件顺序号。

(十七)版记。

1.版记中取消主题词格式要素。版记中的分隔线与版心等宽,首条分隔线和末条分隔线用粗线(推荐高度为0.35mm),中间的分隔线用细线(推荐高度为0.25 mm)。首条分隔线位于版记中第一个要素之上,末条分隔线与公文最后一面的版心下边缘重合。

2.抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关,应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。如有抄送机关,一般用4号仿宋体字,在印发机关和印发日期之上一行、左右各空一字编排。“抄送”二字后加全角冒号和抄送机关名称,回行时与冒号后的首字对齐,最后一个抄送机关名称后标句号。

如需把主送机关移至版记,除将“抄送”二字改为“主送”外,编排方法同抄送机关。既有主送机关又有抄送机关时,应当将主送机关置于抄送机关之上一行,之间不加分隔线。

3.印发机关和印发日期。公文的送印机关和送印日期。印发机关和印发日期一般用4号仿宋体字,编排在末条分隔线之上,印发机关左空一字,印发日期右空一字,用阿拉伯数字将年、月、日标全,年份应标全称,月、日不编虚位,如1不编为01,后加“印发”二字。

版记中如有其他要素,应当将其与印发机关和印发日期用一条细分隔线隔开。

(十八)页码。公文页数顺序号。一般用4号半角宋体阿拉伯数字,编排在公文版心下边缘之下,数字左右各放一条一字线,一字线上距版心下边缘7mm。单页码居右空一字,双页码居左空一字。公文的版记页前有空白页的,空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时,页码应当连续编排。

第八条 公文用纸及装订要求

(一)公文用纸主要技术指标公文用纸一般使用纸张定量为60 g/m2—80g/m2的胶版印刷纸或复印纸。纸张白度80%—90%,横向耐折度≥15次,不透明度≥85%,pH值为7.5—9.5。

(二)公文用纸幅面尺寸及版面要求

1.幅面尺寸公文用纸采用GB/T148中规定的A4型纸,其成品幅面尺寸为:210mm×297mm。

2.版面

(1)页边与版心尺寸公文用纸天头(上白边)为37mm±1mm,公文用纸订口(左白边)为28mm±1mm,版心尺寸为156mm×225mm。

(2)字体和字号如无特殊说明,公文格式各要素一般用3号仿宋体字。特定情况可以作适当调整。

(3)行数和字数一般每面排22行,每行排28个字,并撑满版心。特定情况可以作适当调整。

(4)文字的颜色如无特殊说明,公文中文字的颜色均为黑色。

(三)印制装订要求

1.制版要求版面干净无底灰,字迹清楚无断划,尺寸标准,版心不斜,误差不超过1mm。

2.印刷要求双面印刷;页码套正,两面误差不超过2mm。黑色油墨应当达到色谱所标BL100%,红色油墨应当达到色谱所标Y80%、M80%。印品着墨实、均匀;字面不花、不白、无断划。

3.装订要求公文应当左侧装订,不掉页,两页页码之间误差不超过4mm,裁切后的成品尺寸允许误差±2mm,四角成90,无毛茬或缺损。

骑马订或平订的公文应当:

(1)订位为两钉外订眼距版面上下边缘各70mm处,允许误差±4mm

(2)无坏钉、漏钉、重钉,钉脚平伏牢固;

(3)骑马订钉锯均订在折缝线上,平订钉锯与书脊间的距离为3mm5mm

包本装订公文的封皮(封面、书脊、封底)与书芯应吻合、包紧、包平、不脱落。

第九条  公文的特定格式

(一)信函格式。发文机关标志使用发文机关全称或者规范化简称,居中排布,上边缘至上页边为30mm,推荐使用红色小标宋体字。联合行文时,使用主办机关标志。发文机关标志下4mm处印一条红色双线(上粗下细),距下页边20mm处印一条红色双线(上细下粗),线长均为170mm,居中排布。

如需标注份号、密级和保密期限、紧急程度,应当顶格居版心左边缘编排在第一条红色双线下,按照份号、密级和保密期限、紧急程度的顺序自上而下分行排列。发文字号顶格居版心右边缘编排在第一条红色双线下,与该线的距离为3号汉字高度的7/8。标题居中编排,与其上最后一个要素相距二行。首页不显示页码。版记不加印发机关和印发日期、分隔线,位于公文最后一面版心内最下方。

(二)纪要格式。纪要标志由“XXXXX纪要”组成,居中排布,上边缘至版心上边缘为35mm,推荐使用红色小标宋体字。标注出席人员名单,一般用3号黑体字,在正文或附件说明下空一行左空二字编排“出席”二字,后标全角冒号,冒号后用3号仿宋体字标注出席人单位、姓名,回行时与冒号后的首字对齐。标注请假和列席人员名单,除依次另起一行并将“出席”二字改为“请假”或“列席”外,编排方法同出席人员名单。

(三)公文中的横排表格。A4纸型的表格横排时,页码位置与公文其他页码保持一致,单页码表头在订口一边,双页码表头在切口一边。

第十条  公文使用的汉字、数字、外文字符、计量单位和标点符号等,按照有关国家标准和规定执行。

第四章  行文规则

第十一条  行文应当确有必要,讲求实效,注重针对性和可操作性。

第十二条  行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文,特殊情况需要越级行文的,应当同时抄送被越过的机关。

院党委、行政可以对上、对下行文,也可以向不相隶属的单位行文。除院办公室、纪委、工会、团委可以各自版头和字号行文外,其他单位不得自行制作带“文件”的版头。各单位向全院范围行文时,共同使用“中共青海高等职业技术学院委员会文件”和“青海高等职业技术学院文件”版头,发文字号按各自顺序确定。如党委组织部、教务处向全院行文时,版头为“中共高等职业技术学院委员会文件”、“青海高等职业技术学院文件”,发文字号分别为院党组字〔XXXX〕XX号、院教字〔XXXX〕XX号。

确因工作需要,各单位可印制内部使用的不带“文件”二字的红字版头,使用此类版头行文由各单位主要负责人签发,文责自负,自行管理。如党委组织部需印制有关公文,其版头为“中共青海高等职业技术学院委员会组织部”,教育系为“青海高等职业技术学院教育系”,其发文字号分别是党组字〔XXXX〕XX号、教育字〔XXXX〕XX号。其适用范围是:就本单位职责范围内的工作和有关事项作出安排,本单位的表彰奖励和惩处,发布本单位的有关规定,向学院请示、报告工作等。

各单位不得擅自下发有关方针、政策、规章制度类的公文。

第十三条  行文应当贯彻党政分开的原则。一般情况下,不使用党政联合发文。凡属党务方面的工作,由党委发文,若涉及行政有关部门,可抄送。凡属政务方面的工作,由行政发文,若涉及党委有关部门,可抄送。

第十四条 院办公室经授权可以对外行文,党政各职能部门和各系(部)未经学院批准,不得对外行文。

第十五条  正确确定公文的主送和抄送单位。向上级机关的请示,应当主送一个单位,确有必要时,可抄送有关单位。向下级单位或者本系统的重要行文,应当同时抄送直接上级机关。

第十六条  凡是请示或报告工作,一般不要越级行文。因紧急、特殊情况必须越级请示和报告时,应说明情况并抄送越过的上级机关。

第十七条  向上请示问题和报告工作要分开,“请示”应当一文一事,“报告”不得夹带请示事项,不得将“请示”、“报告”混用,不得出现“关于(某内容)的请示报告”、“关于申请(或请求)(某内容)的报告”。

第十八条  各单位必要时可以联合行文。

第五章  公文拟制

第十九条  公文拟制包括公文的起草、审核、签发等程序。

第二十条  公文起草应当注意:

(一)符合党的路线方针政策和国家法律法规,完整准确体现发文单位意图,并同学院现行有关公文相衔接。

(二)一切从实际出发,分析问题实事求是,所提政策、措施和办法切实可行。

(三)深入调查研究,充分进行论证,广泛听取意见。

(四)公文涉及其他部门职权范围内的事项,起草单位必须征求相关部门意见,力求达成一致。

(五)文种正确、格式规范,主题突出、观点鲜明,结构严谨、表述准确,条理清晰、层次分明,内容简洁、文字精炼。

(六)使用人名、地名、数字和有关材料时,要核对准确。公文中的数字,除部分结构、层次序数和作为词素的数字必须使用汉字外,其它应当使用阿拉伯数字。引用公文应当先引标题,后引发文字号;引用外文应当注明中文含义。

(七)单位负责人应当主持、指导重要公文起草工作。

第二十一条  以院党委和院行政名义发出的综合性工作报告、全院性工作计划、工作总结、工作规划、汇报材料、讲话稿、备忘录、意向书、协议书、贺词、新闻稿等由院办公室负责起草,或会同有关部门共同起草。凡属各部门业务性、专业性公文,由主办部门拟稿。

拟稿完毕,拟稿人应当规范填写“青海高等职业技术学院发文稿纸”中的标题、主送机关、抄送单位、拟稿单位、拟稿人、附件等有关要素,由单位主要负责人核稿。

需要发文机关审议的重要公文文稿,审议前由发文机关办公室进行初核。

初核的重点是:

(一)是否符合国家的法律、法规和方针政策。

(二)是否符合学校有关规定,文字表述、文种使用、公文格式是否恰当。

(三)是否需要其他单位会签。

第二十二条  凡是以院党委、行政名义印发的公文,由拟稿单位和院办公室依次审核,最后送院领导签发。若所拟公文内容涉及有关职能部门的职权,拟稿单位须请有关单位会签,意见一致后方可送校办公室审核。

审核的重点是:

(一)行文理由是否充分,行文依据是否准确。

(二)内容是否符合党的路线方针政策和国家法律法规;是否完整准确体现发文机关意图;是否同学院现行有关公文相衔接;所提政策措施和办法是否切实可行。

(三)涉及有关部门职权范围内的事项是否经过充分协商并达成一致意见。

(四)文种是否正确,格式是否规范,主送及抄送单位、密级是否恰当;文字表达是否准确、简练;人名、地名、时间、数字、段落顺序、引文等是否准确;文字、数字、计量单位和标点符号等用法是否规范。

(五)其他内容是否符合公文起草的有关要求。

第二十三条  经审核不宜发文的公文文稿,应当退回起草单位并说明理由;符合发文条件但内容需作进一步研究和修改的,由起草单位修改后重新报送。

第二十四条  公文一经签发,即成为定稿,并据此生效。

综合性的、重大的问题,由院党委书记、院长签发,或由党委会、院长办公会集体讨论决定后由主持人签发;业务性的专项问题,由主管院领导签发;属于日常例行性的工作,可由院办公室负责人根据授权签发;各单位自行印制的公文,由所在单位负责人签发。

紧急公文,签发人如果不在院内,可通过电话联系,经请示同意后,可先发文,后补办签发手续。

签发人签发公文,应当签署意见、姓名和完整日期;圈阅或者签名的,视为同意。联合发文由所有联署单位的负责人会签。

第六章  公文办理

第二十五条  公文办理包括收文办理、发文办理和整理归档。

第二十六条  院办公室机要室负责学院收文办理。收文办理的主要程序是:

(一)签收。对收到的公文应当逐件清点,核对无误后签字或者盖章,并注明签收时间。

(二)登记。对公文的主要信息和办理情况应当详细记载。凡学院的收文,除个人亲启件交收件人外,由院办公室机要室拆封、登记和分办。个人出差、开会带回的文件和各部门收到的外来文件,均应及时交院办公室机要室统一登记、编号和管理。

所有公文须填写“收文登记本”、“收文处理表”并将收文日期、收文序号、发文字号、密级、发文机关、公文标题(内容摘要)、份数等逐项填写清楚。

(三)初审。对收到的公文应当进行初审。初审的重点是:是否应当由本单位办理,是否符合行文规则,文种、格式是否符合要求,涉及其他部门职权范围内的事项是否已经协商、会签,是否符合公文起草的其他要求。经初审不符合规定的公文,应当及时退回来文单位并说明理由。

(四)承办。院办公室机要室应将收文送院办公室主任签批。一般的例行公文,由办公室主任签批,转业务部门承办;阅知性公文应当根据公文内容、要求和工作需要确定阅知范围后分送;内容重要的公文,由办公室主任提出拟办意见,呈送有关院领导批办,根据批办意见转有关部门办理,需要两个以上部门办理的,应当明确主办部门。紧急公文应当明确办理时限,承办部门对交办的公文应当及时处理,有明确办理时限要求的应在规定时限内办理完毕。各级领导阅批公文时,对有具体请示事项的,主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期,其他审批人圈阅视为同意;没有请示事项的,圈阅表示已阅知。

(五)传阅。根据领导批示和工作需要将公文及时送传阅对象阅知或者批示。公文传递必须做到及时、准确、安全,应随到随送、随到随阅,阅后及时退还。办理公文传阅应当随时掌握公文去向,不得漏传、误传、延误。密级文件除院领导外一律到院办机要室阅读,不得在其他办公室过夜。

“文件处理表”中阅文者应为院领导或单位负责人。若承办单位其他人员需要阅文,应办理借阅手续,可复印或组织内部阅文,用后及时销退。

(六)催办。及时了解掌握公文的办理进展情况,督促承办部门按期办结。紧急公文或者重要公文应当由专人负责催办,任何单位和个人对承办的公文,必须认真负责,迅速办理,不得互相推诿,拖延积压;对因某种原因一时不能完成的公文,应向学院和来文单位说明情况。

(七)答复。公文的办理结果应当及时答复来文单位,并根据需要告知相关单位。公文承办完毕,应注明办理情况和结果,将公文及时退回校办公室机要室。办公室对校内各单位请示类公文,应当在收到后的3个工作日内将办理进展情况答复来文单位。

第二十七条  发文办理的主要程序是:

(一)复核。已经发文单位负责人签批的公文,印发前应当对公文的审批手续、内容、文种、格式等进行复核;需作实质性修改的,应当报原签批人复审。

(二)登记。对复核后的公文,应当确定发文字号、分送范围和印制份数并详细记载。公文一般由主办单位登记编号。以院党委、行政名义制发的公文由院办公室机要室统一编号;各单位自行印制的正式公文按规定登记编号。

(三)印制。公文印制必须确保质量和时效。涉密公文应当在符合保密要求的设备及场所印制。以院党委、行政名义发出的公文,由院办公室印制;以各单位名义发出的公文,由各单位按照公文格式的有关规定印制。公文校对工作一律由拟稿单位负责,校对人员不得擅自更改已经签发的原稿。如必须修改时,应经签发人同意。公文经打印和校对修改,要求文字准确率100%,编排美观,印刷字迹清晰,装订整齐。

公文印制好后,由拟稿单位按规定用印。以院党委、行政名义的发文在院办机要室用印,各单位的公文在本单位用印,所盖印章必须与发文字号的单位名称相一致。盖印章必须保持端正、清晰,不能出现歪斜,字迹模糊现象。

(四)核发。公文印制完毕,应当对公文的文字、格式和印刷质量进行检查后分发。院党委、院行政、院级虚设机构、院办公室的发文由院办分发,其他如院纪检字、院党组字、院人字、院教字、院学字等发文由各单位自行负责按规定份数和发送范围分送。重要的和有办理时限的院内发文必须一一送交并签收,送往院外的请示、重要报告必须用挂号信发出或送交签收。

公开印发的公文,可以张贴、挂网,也可以复(翻)印。

利用计算机、传真机传输秘密公文,必须采取加密措施,绝密文件不得用计算机、传真机传输。

第二十八条 涉密公文应当通过机要交通、邮政机要通信、城市机要文件交换站或者收发件机关机要收发人员进行传递。

第二十九条  需要归档的公文及有关材料,应当根据有关档案法律法规以及学院档案管理规定,及时收集齐全、整理归档。两个以上单位联合办理的公文,原件由主办单位归档,相关单位保存复制件。单位负责人兼任其他单位职务的,在履行所兼职务过程中形成的公文,由其兼职单位归档。

第七章  公文管理

第三十条  各单位应当建立健全公文管理制度,制定专人统一管理,确保管理严格规范,充分发挥公文效用。

第三十一条  以院党委、行政名义印制的公文,在公文办理完毕后,将文稿签发单、公文原件以及正本三份交院办公室机要室保存备查。外来文在文件阅毕或办理完毕后交院办公室机要室保存备查。联合办理的公文,原件由主办单位整理归档,其他单位保存复制件或者其他形式的公文副本。

每年五月底前,各单位公文管理人员会同院办公室机要人员及档案人员将上年度应整理(立卷)、归档的公文向档案馆移交,并办理交接手续。

第三十二条  公文确定密级前,应当按照拟定的密级先行采取保密措施。确定密级后,应当按照所定密级严格管理。绝密级公文应当由专人管理。公文的密级需要变更或者解除的,由学院保密委员会决定。

第三十三条  公文的印发传达范围应当按照发文单位的要求执行;需要变更的,应当经发文单位批准。涉密公文公开发布前应当履行解密程序。公开发布的时间、形式和渠道,由发文单位确定。经批准公开发布的公文,同正式印发的公文具有同等效力。

第三十四条  复制、汇编机密级、秘密级公文,应当符合有关规定并经本单位负责人批准。绝密级公文一般不得复制、汇编,确有工作需要的,应当经发文单位或者其上级机关批准。复制、汇编的公文视同原件管理。复制件应当加盖复制单位戳记。翻印件应当注明翻印的单位名称、日期。汇编本的密级按照编入公文的最高密级标注。

第三十五条  公文的撤销和废止,由发文单位、上级机关或者权力机关根据职权范围和有关法律法规决定。公文被撤销的,视为自始无效;公文被废止的,视为自废止之日起失效。

第三十六条  涉密公文应当按照发文单位的要求和有关规定进行清退或者销毁。

第三十七条  不具备归档和存查价值的公文,经过鉴别并经主管院领导批准,可以销毁。销毁涉密公文必须严格按照有关规定履行审批登记手续,确保不丢失、不漏销。个人不得私自销毁、留存涉密公文。密级文件严禁作废品出售,要用碎纸机粉碎或送造纸厂化浆处理。

第三十八条  新设立的单位应当向院办公室提出发文立户申请,经审查符合条件的,列为发文单位。单位合并时,全部公文应当随之合并管理;单位撤销时,需要归档的公文经整理后按照有关规定移交档案室。

第三十九条 公文管理人员离岗离职时,所在单位应当督促其将暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

第四十条  违反本办法规定,学院责成有关部门或人员改正。违反规定擅自行文,或者与上级规定和要求相抵触的公文,学院责令有关单位进行撤销,并予以通报批评。

第四十一条  对于拖延、推诿办理公文、丢失公文或者失密、泄密行为,学院将视后果轻重分别追究当事人和有关责任人责任。违反保密规定,造成重大损失的,将依据国家和学院有关规定追究当事人的法律责任。

第八章 精简公文

第四十二条  控制文件规格。为充分行使各部门职责,除有明确要求以学名义制定或印发的文件外,凡属于部门职责范围内的常规性、业务性工作,一律按归口原则由各部门自行制定和印发,发文内容由分管领导审核。各部门印发文件与发文具有同等权威性,各单位要引起足够重视。

第四十三条  减少文件数量。一是减少发文份数,凡能以电话、传真、网络等形式传达发布的,不再用正式文件印发,如召开会议、举办活动的通知等;对推动工作没有明显作用、未明确要求提出实施意见的,不需发文的坚决不发;能以便函形式报送的文件不以正式公文报送;涉及同一事项的工作部署、配套政策、责任分工等的,尽量合并下发。二是精简篇幅字数,制发文件要坚持少而精的原则,可发可不发的公文坚决不发,可长可短的公文一定要短,必须突出务实管用、简明扼要的原则,一律不发拖沓冗长、没有实质内容、不解决问题的文件。

第四十四条  提高文件质量。起草文件要注重针对性、指导性和可操作性,突出主题,倡导清新简练的文风,减少重要性或意义的一般性论述,做到主题鲜明、重点突出、结构严谨、表述准确、文字精炼,真正体现“短、实、新”的要求。

第四十五条  提高公文传输效率。推进公文传输电子化,减少纸质公文印发数量,降低公文运行成本,缩短公文流转时间,提高公文处理时效,确保公文办理高效有序。除涉密公文和包含敏感信息、不宜公开的文件资料外,相互之间传递文件、资料应充分利用办公系统进行。

第九章  附  则

第四十六条  党政机关公文含电子公文。电子公文处理工作的具体办法另行制定。

第四十七条  法规、规章方面的公文,依照有关规定处理。外事方面的公文,依照外事主管部门的有关规定处理。

第四十八条  全院各单位的公文处理工作,可以参照本条例执行。

第四十九条  本条例由院办公室负责解释。

第五十条    本条例自发布之日起施行。

 

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